Leistungen

• Wir erstellen einen Maßnahmenplan mit präzisem zeitlichen Raster
• Wir überwachen die termingenaue Einhaltung des Maßnahmenplans
• Wir unterstützen den Vorstand in der inhaltlichen Vorbereitung auf die Hauptversammlung in Zusammenarbeit mit den firmeninternen Fachbereichen
• Wir koordinieren die verschiedenen Projektmitglieder
• Wir unterstützen Sie in der organisatorischen Vorbereitung:
  • Wir unterstützen Sie bei oder übernehmen für Sie die Suche nach geeigneten Räumen einschließlich Angebotseinholung und Ortsbesichtigung. Die Erstellung eines detaillierten Raumnutzungsplans gehört selbstverständlich dazu
  • Wir kümmern uns gerne um das Catering.
• Wir koordinieren bzw. übernehmen die Hinterlegungsstellendienste
• Den Anmeldeprozess und den Einladungsversand können wir komplett abwickeln. Hierzu gehören selbstverständlich die gängigen Schnittstellen zu den Banken und die elektronische Versendung der Unterlagen.
• Wir erstellen die Personaleinsatzplanung für die Hauptversammlung
• Die anschließende Schulung der Mitarbeiter des Unternehmens wird zielgenau und praxisnah durchgeführt.
• Veröffentlichungen:
  • Die fristgemäße Bekanntmachung im Bundesanzeiger mit den (derzeitigen) Bestandteilen
    • Einladung (wo, wann findet die Hauptversammlung statt)
    • Tagesordnung der Hauptversammlung mit den Beschlussvorschlägen der Verwaltung
    • Teilnahmebedingungen für die Aktionäre
  • Wir koordinieren falls gewünscht auch die Schaltung dieser Anzeige in weiteren Printmedien.
  • Die Gestaltung und Produktion sämtlicher Druckerzeugnisse rund um Ihre Hauptversammlung – von der Einladung über Aktionärsinformationen bis hin zu Gast- und Pressekarten, vom Wortmeldebogen bis zur Ersatzeintrittskarte – gehört zu unserem Portfolio
• Wir organisieren den Stenographendienst und ggf. Simultan-Dolmetscher
• Wir planen, budgetieren, koordinieren alle begleitenden Maßnahmen

• Wir stellen die Soft- & Hardware zur Erfassung im Präsenzbereich bereit.
  • Die Systemauswahl wird individuell für Ihre Hauptversammlung besprochen und angepasst.
• Im technisch-kommunikativen Zentrum der Hauptversammlung steht das optimale Back-Office, das eine schnelle und effiziente Bearbeitung von Fragen und Antworten sicherstellt.
  • Wir beraten Sie bei der Systemauswahl und stellen das Back-Office-System individuell angepasst bereit.
• Wir übernehmen die komplette Betreuung vor Ort:
  • Dazu gehören die Leitung und Steuerung des Back-Office während der Veranstaltung ebenso wie das Situationsmanagement bei Sonderfällen bis hin zum Sicherheitsdienst

• Wir erarbeiten eine komplette Nachbearbeitung der Hauptversammlung und besprechen diese mit Ihnen.
• Wir stellen Ihnen Datenanalysen zu Teilnehmerzahlen, zur Aktionärsstruktur sowie zu den Abstimmungsergebnissen zur Verfügung.
• Darüber hinaus sind nach der Hauptversammlung unterschiedlichste Veröffentlichungs- und Mitteilungspflichten zu erfüllen.
  • Gerne beraten und unterstützen wir Sie bei der ordnungs- und fristgerechten Erfüllung dieser Vorgaben: Wir versenden  Präsenzlisten und Pressemitteilungen.
  • Wir archivieren Präsenz- und Nachtragslisten sowie Vollmachten und Weisungen.
• Und nicht zuletzt nehmen wir die Kostenkontrolle vor.

Denn nach der HV ist vor der HV.